仕事の効率化～タスク管理の秘訣～

仕事が大量にありすぎて、毎日大変…。

何から手をつけていいかわからない…。

仕事が終わる気がしない…。

毎日毎日、仕事に追われる日々…。

仕事と家だけの往復で楽しみが…。

早く仕事を終わらせたい…。

こんな悩み、ありませんか？

こういう風に悩んでいる人は

タスク管理、整理がしっかりとできていない

ということになります。

私自身、自社ゲーム開発をしつつ現役バリバリで受託制作の仕事もしています。会社の社員数、規模が規模、開発予算も限られている、自社ゲームだけじゃ売り上げが厳しいということもあり、ゲーム開発も私自身が手を動かして内製で開発を行いつつ他社から仕事を受注し制作も行っているのが現状です。

仕事量が多い!!と思うかもしれませんが

※実際に仕事量は多いです。

・会社帰りに飲みに行く余裕が全然あり

・土日祝日もしっかりと休めている

　（休日出勤は、全然ない、しない）

・残業は、ほぼしない

・仕事の遅延もない(納期を必ず守る)

というような毎日を過ごしています。

なぜこのような日々が過ごせるのか？

自分自身のタスクをしっかりと管理して

仕事を効率化しているからです。

タスク管理をして、タスクを整理することで

仕事の効率化ができます。

タスクの管理、整理を正しく行うことにより

仕事を終わらせるべき順番が分かるようになり

大量の仕事にも混乱することなく

効率的に仕事をこなすことができるようになります。

今回の記事では、タスク管理を正しくちゃんと

管理して、仕事の効率よく進めることができる

タスク管理の秘訣について解説していきます。

タスク管理の秘訣　　　　　　　　　　　　

①タスクを目に見える形で書き出す

②タスク出しの時間を、しっかりととる

③タスクの優先度をつける

④タスクの難易度をつける

⑤バッファ込みで考える

⑥翌日のタスクは前日にスケジュール化

以上を行うことで、仕事を効率化する

事ができます。

①タスクを目に見える形で書き出す　　　　　

自分自身の頭に中に留めておかないで

エクセル等にしっかりと書き出しましょう。

なぜ書き出しが必要なのか？

自分のタスクを他のメンバーに共有する

ことができるからです。

タスクを共有することで、リスク回避にも

なります。

突然の身内の不幸や、自分自身が病気に

なって、会社を休まなければならなく

なった場合、ど～しますか？

あなたがやらなければいけない仕事は

ど～なりますか？

会社や他のメンバーに迷惑をかけないように

しっかりとタスクを書き出し、共有する

ようにしましょう。

タスクを書き出す際の項目として

・作業項目（案件名）

・作業工数（時間）

※工数は各案件トータルではなく

　各案件1日単位でかかる時間を記載

・納期

・ヘルプメンバー

※自分休んだ場合の代理対応する人

をしっかりとエクセル等に記載しましょう。

特に重要なのは

作業工数（時間）の見積もりが最も重要

です。しっかりと見積もり記載しましょう。

10分単位とかでもいいですが、30分(0.5h）

ぐらいザックリとした記載でかまいません。

なぜ工数の見積もりが最重要なのか？

案件を4つかかえてるとします。

それぞれ1日3時間(3h)かかるとします。

トータルで12hかかります。

1day8.5h(8時間30分）を基本とした場合

確実にキャパオーバーです。

週に1日ぐらいなら、まぁまだいいですが

これが週5日、しかも1か月も続くとなると

体壊しますよ？

リスクを分散する意味でも、作業工数は

しっかりと見積もり、キャパオーバーな

場合は、上司等に相談し、案件数や

作業量の軽減をしてもらうようにしましょう。

案件数や作業量を減らすことにより

心身ともに余裕ができます。

あれもやんなきゃ!!これもやんなきゃ!!

ど～しよう…。終わる気がしない…。

とは、ならないはずです。

これだけやればいいと目の前の

仕事に集中することができ

仕事の効率化になります。

②タスク出しの時間を、しっかりととる　　　

1週間に1度、タスクを書き出す時間を

しっかりととりましょう!!

オススメは、金曜日の退社前に

翌週5日分のタスクを書き出すことです。

週タスク出しをする曜日と時間を決めて

習慣化しておくことが重要です。

この【タスク出し】も作業の1つとして

タスクに入れ、工数もしっかりと

見積もりましょう。

慣れないうちは1.5hぐらいかかって

しまうかもしれませんが、慣れれば

0.5hぐらいで終わらせることが

できます。

面倒かもしれません。金曜日なんで

早く帰りたいかもしれませんが…、

多少残業してでもタスク出し作業をする

ことにより、翌週の作業量が明確化され

キャパオーバー等を事前に把握でき

リスク回避をすることができます。

上記①の項目内容をしっかりと書き出し

キャパオーバーになりそうな

作業（案件）は、上司やメンバーに

即相談しましょう。

③タスクの優先度をつける　　　　　

納期順に優先度をつけていきましょう。

優先度「高」「中」「低」の3段階で

優先度をつけていき

優先度「高」のものは、赤字やセルを

赤く塗るなどして

最も目立つように記載してください。

これ、意外とやらない人が多いんです。

他の作業と一緒の文字やセルの色に

してしまい、見落とすんですよねぇ。

あと、上司や他のメンバーにタスクを

共有する場合、

視覚的にわかりやすい。

ということになります。赤文字や

赤く塗られたセルを自分以外の

他の人が見た場合、赤文字赤セルって

何か重要なことかな？と、視覚的に

なんとなくわかりますよね？

自分だけが理解できるタスクの

書き方ではなく、他の人が見ても

理解できる書き方にしましょう。

④タスクの難易度をつける　　　　　

作業難易度が高い、作業に時間がかかる

ものから難易度もつけていきましょう。

難易度が高いものは、作業に時間が

かかってしまいます。

難易度が高いものから優先的に

タスクを消化していきましょう。

難易度が高いタスクは

朝一から優先的に作業しましょう。

難易度が高いタスクを優先的に消化していった結果、難易度が低いタスクが残ってしまった、難易度が低いタスクが全然消化し切れていないといった場合は

納期に余裕があるタスクの場合は後回しにして後日消化していく。納期に余裕があまりないタスクの場合は、上司や他のメンバーに相談し、その他のタスクを他のメンバー等に消化してもらうようにしましょう。

個人で仕事をしているのではなく会社として仕を受け、会社として仕事をしている。ということを忘れずに、遠慮なく相談しましょう。

サボリではありません。リスクの分散です。

⑤バッファ込みで考える　　　　　

バッファ(余裕)込みで工数の算出をしましょう。

自分が見積もった工数でタスクが消化できる場合は良いのですが、なかなかそうはいきませんよね？打ち合わせが予定より長引いたり、不測の事態が起こったりと。

見込み工数より予定が伸びてしまった場合は

・残業

・徹夜しないとタスクが消化できない

・休日出勤

・他のメンバーも忙しく、ヘルプが頼めない

こんなことが起こってしまいます。

時間には余裕を持つことが重要です。

では、どのくらい余裕を持てば良いのか？

どのくらいの余裕を見積もっておけば良いのか？

1日1h以上2h未満

このくらいを目安に見積もっておきましょう。

もし、バッファをとりすぎて時間が余ってしまった場合は、他のメンバーのヘルプに入る、翌日のタスクを前もって消化するなり、臨機応変に対応していきましょう!!

⑥翌日のタスクは前日にスケジュール化　　

前日に、翌日のタスクの時間割を

スケジュール化をしておきましょう。

当日朝にタスクを処理する順番を考えると

・当日の時間割を考えている最中に目についた、

　思いついたタスクと関係のない仕事を

　やってしまう、当日のタスクに入れてしまう

・朝のコミュニケーションがついつい

　長引き、予定したタスクが消化できない

こんなことが起こります。

こんな風にならないためにも

翌日のタスクを前日にスケジュール化します。

当日にやることが決まっていれば、

朝一からただ順々にこなすだけです。

無駄な隙間時間がなくなり、

脱線してしまうこともなくなります。

まとめ　　　　　　　　　　　　　　　　　

タスク管理ができると、仕事の効率は一気に上がります。

時間は無限ではありません。

時間は有限です。

今回の記事が、少しでも参考になれば

幸いです。